Elektroniczny obieg dokumentów

Szybka i skuteczna wymiana informacji to pierwszy krok do sukcesu. Tworzymy indywidualne systemy wymiany i obiegu informacji. Opierając się na sprawdzonych rozwiązaniach tworzymy strukturę spełniającą oczekiwania nawet najbardziej wymagających. Stawiamy na skuteczne i łatwe w obsłudze rozwiązania.

Wprowadzanie dokumentów

W zależności od potrzeb, dokumenty mogą być wprowadzane na jednym lub wielu stanowiskach. Format dokumentów nie ma znaczenia - mogą to być dokumenty tekstowe, graficzne, arkusze kalkulacyjne. Dodatkowy moduł skanujący umożliwia skanowanie nowej dokumentacji prosto do systemu.

Przechowywanie archiwum

Archiwum może być przechowywane na serwerze sieci wewnętrznej lub jednostce roboczej, pełniąc funkcję hostingową (przechowywanie danych). Dostęp do plików możliwy będzie za pomocą zdefiniowanej ścieżki sieciowej (np: "//Jan/baza-danych/"). Realizację dostępu, wgrywania, edycji i/lub usuwania poszczególnych plików zapewni system obiegu dokumentów. Użytkownik nie musi się martwić o zawartość folderu bazy danych. Możliwe jest także skonfigurowanie serwera FTP. Dzięki takiemu rozwiązaniu, dostęp do danych możliwy będzie z dowolnego miejsca kraju lub świata (oczywiście chroniony odpowiednimi prawami dostępu). Również struktura bazy danych może być skonfigurowana na jednym z komputerów w sieci (serwerze lub jednostce roboczej) lub serwerze internetowym. W każdym z rozwiązań stosujemy indywidualne zabezpieczenia przed nieautoryzowanym użyciem.

Obieg informacji

Ograniczając ruch sieciowy, fizyczne dokumenty są przechowywane w jednym miejscu (serwerze). Do obiegu trafia tylko informacja tekstowa o danych dokumentu oraz adresatach. Każdy z użytkowników po odczytaniu informacji, zaznaczy to automatycznie. W razie potrzeby, każdy z adresatów będzie mógł w łatwy sposób pobrać oryginalny dokument na swój komputer. Informacje mogą być także w łatwy sposób publikowane na stronie internetowej (np. w Biuletynie Informacji Publicznej lub aktualnościach). Jest to oczywiście przykładowe rozwiązanie. Ostateczna specyfika wymiany danych jest konsultowana z Zamawiającym i dopasowywana do jego potrzeb.